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内部稽核

磐亚股份有限公司内部稽核制度
壹、内部稽核之目的
本公司设置内部稽核之目的,在于检查、评估内部控制制度之有效性,衡量营运之效率、财务报导之可靠性及相关法令之遵循,适时提供改善建议,以确保各项制度得以持续有效实施。具体言之,内部稽核藉评估及改善风险管理、控制及监理流程之有效性,协助董事会及管理阶层达成既定目标。
贰、内部稽核组织
本公司内部稽核部门直接对董事会负责,设置专任稽核主管及稽核专员一员。内部稽核主管之任免,必须经董事会过半数之同意为之。本公司稽核室配置稽核主管及专职稽核人员,稽核人员皆来自公司各单位的资深人员,除具备证期局要求的适用资格外,并于每年持续进修内部稽核相关之专业课程,内部稽核人员名册于每年的一月底在公开信息观测站中完成申报。
<组织图>
叁、内部稽核之运作
一、稽核范围:
内部稽核工作包括检查及评估公司内各部门内部控制制度之妥当性与有效性及营运活动之绩效。具体言之,稽核之范围包括下列:
1. 检讨财务及营运信息的可靠性与完整性。
2. 检讨现有制度,以确保政策、计划、程序、契约及法令之遵循。
3. 检讨保障资产之方法,必要时,并验证此等资产是否存在。
4. 评估所使用之资源是否经济及有效。
5. 检讨营运或项目计划,以确定其结果是否与既定目标一致。
二、稽核对象:
稽核对象包括本公司各单位所负责之全部业务,受查单位人员应予密切配合。
三、稽核之方法:
稽核人员原则上应赴受查单位实地稽核,亦得要求受查单位提出文件、账册、凭证等作书面资料之稽核。
四、内部稽核作业程序:
1. 稽核工作包括稽核之规划、信息之检查与评估、结果之沟通及事后追踪。
2. 年度稽核计划应基于风险评估考虑,应针对个别稽核案件拟订稽核程序,做成工作底稿。
3. 实地查核工作结束时,就稽核结果与受查单位主管充分沟通,必要时取得受查单位之改进计划及其预计完成日期 ,稽核人员并应追踪改善行动。
五、内部稽核时机:
1.例行性内部稽核: 为确保公司内部控制制度之有效实行,稽核部于每年底前,依据九大循环之特性、参考证期会针对先前之查核,应行加强稽核重点之来函,以及公司交易发生之频率及作业之繁易等实务之运作,拟定下一年度稽核计划,并依稽核项目的作业特性、季节因素等考虑,决定各项稽核项目之稽核时间。
2.不定期内部稽核: 为充分了解被稽核单位的现行运作情形,稽核部依据各该循环各项作业之重要性、风险性、交易发生之频率及作业之繁易等考虑,订定稽核项目,并呈主管核阅。其内容以『内部控制制度』及『内部稽核实施细则』为设计主轴,订定查核之重点。
3.项目内部稽核: 为确保公司内部控制制度之有效实行,由公司高阶主管或稽核部长指定稽核主题及时间,稽核人员应于决定之时间表,进行各项稽核作业之查核。在进行任一项稽核作业前,应依据内部控制制度及内部稽核实施细则为设计主轴,确立查核程序,以便进行稽核。
肆、稽核文件提报与管理
一、 稽核报告及追踪报告陈核后,于稽核项目完成之次月底前交付各监察人。
二、 以因特网申报主管机关备查之文件及时间
1. 内部稽核主管任免:董事会通过之次月十日前。
2. 内部稽核人员资料:每年一月底前。
3. 年度稽核计划:会计年度终了前(十二月底前)。
4. 上年度稽核计划执行情形:二月底前。
5. 上年度内部控制制度缺失及异常事项改善情形:五月底前。
6. 内部控制制度声明书:四月底前。
三、 前项内部控制制度声明书应依规定刊登于年报、股票公开发行说明书及公开说明书。
四、 文件保存期间
1. 稽核报告应至少保存五年。
2. 工作底稿及相关资料应至少保存五年。
3. 自行检查报告及相关数据应至少保存五年。