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內部稽核

磐亞股份有限公司內部稽核制度
壹、內部稽核之目的
本公司設置內部稽核之目的,在於檢查、評估內部控制制度之有效性,衡量營運之效率、財務報導之可靠性及相關法令之遵循,適時提供改善建議,以確保各項制度得以持續有效實施。具體言之,內部稽核藉評估及改善風險管理、控制及監理流程之有效性,協助董事會及管理階層達成既定目標。
貳、內部稽核組織
本公司內部稽核部門直接對董事會負責,設置專任稽核主管及稽核專員一員。內部稽核主管之任免,必須經董事會過半數之同意為之。本公司稽核室配置稽核主管及專職稽核人員,稽核人員皆來自公司各單位的資深人員,除具備證期局要求的適用資格外,並於每年持續進修內部稽核相關之專業課程,內部稽核人員名冊於每年的一月底在公開資訊觀測站中完成申報。
<組織圖>
叁、內部稽核之運作
一、稽核範圍:
內部稽核工作包括檢查及評估公司內各部門內部控制制度之妥當性與有效性及營運活動之績效。具體言之,稽核之範圍包括下列:
1. 檢討財務及營運資訊的可靠性與完整性。
2. 檢討現有制度,以確保政策、計畫、程序、契約及法令之遵循。
3. 檢討保障資產之方法,必要時,並驗證此等資產是否存在。
4. 評估所使用之資源是否經濟及有效。
5. 檢討營運或專案計畫,以確定其結果是否與既定目標一致。
二、稽核對象:
稽核對象包括本公司各單位所負責之全部業務,受查單位人員應予密切配合。
三、稽核之方法:
稽核人員原則上應赴受查單位實地稽核,亦得要求受查單位提出文件、帳冊、憑證等作書面資料之稽核。
四、內部稽核作業程序:
1. 稽核工作包括稽核之規劃、資訊之檢查與評估、結果之溝通及事後追蹤。
2. 年度稽核計劃應基於風險評估考量,應針對個別稽核案件擬訂稽核程式,做成工作底稿。
3. 實地查核工作結束時,就稽核結果與受查單位主管充分溝通,必要時取得受查單位之改進計劃及其預計完成日期 ,稽核人員並應追蹤改善行動。
五、內部稽核時機:
1.例行性內部稽核: 為確保公司內部控制制度之有效實行,稽核部於每年底前,依據九大循環之特性、參考證期會針對先前之查核,應行加強稽核重點之來函,以及公司交易發生之頻率及作業之繁易等實務之運作,擬定下一年度稽核計劃,並依稽核項目的作業特性、季節因素等考量,決定各項稽核項目之稽核時間。
2.不定期內部稽核: 為充分瞭解被稽核單位的現行運作情形,稽核部依據各該循環各項作業之重要性、風險性、交易發生之頻率及作業之繁易等考量,訂定稽核項目,並呈主管核閱。其內容以『內部控制制度』及『內部稽核實施細則』為設計主軸,訂定查核之重點。
3.專案內部稽核: 為確保公司內部控制制度之有效實行,由公司高階主管或稽核部長指定稽核主題及時間,稽核人員應於決定之時間表,進行各項稽核作業之查核。在進行任一項稽核作業前,應依據內部控制制度及內部稽核實施細則為設計主軸,確立查核程序,以便進行稽核。
肆、稽核文件提報與管理
一、 稽核報告及追蹤報告陳核後,於稽核項目完成之次月底前交付各監察人。
二、 以網際網路申報主管機關備查之文件及時間
1. 內部稽核主管任免:董事會通過之次月十日前。
2. 內部稽核人員資料:每年一月底前。
3. 年度稽核計劃:會計年度終了前(十二月底前)。
4. 上年度稽核計劃執行情形:二月底前。
5. 上年度內部控制制度缺失及異常事項改善情形:五月底前。
6. 內部控制制度聲明書:四月底前。
三、 前項內部控制制度聲明書應依規定刊登於年報、股票公開發行說明書及公開說明書。
四、 文件保存期間
1. 稽核報告應至少保存五年。
2. 工作底稿及相關資料應至少保存五年。
3. 自行檢查報告及相關資料應至少保存五年。